O que são as Consultorias Arquivísticas?

A Consultoria Arquivística é um serviço prestado pela Coordenação de Gestão de Documentos (COGED) que visa orientar as Unidades da UnB quanto à gestão de documentos de arquivo, de acordo com a legislação e os seguintes instrumentos de gestão adotados pela Universidade:

- Manual de Gestão de Documentos;
- Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das áreas fim e meio.

Inicialmente é realizada uma visita técnica por um arquivista da COGED na unidade demandante para analisar a situação e os requisitos para desenvolvimento das atividades. Esse arquivista terá a competência de agendar o período de visitação e demais comunicações com a unidade. Obrigatoriamente, a unidade deverá indicar um servidor/colaborador, que tenha conhecimento a respeito dos documentos produzidos, para recepcionar o representante do Arquivo Central.

A unidade será informada sobre a metodologia de organização dos documentos e o arquivista estará disponível por acompanhar o responsável pela execução das atividades de gestão de documentos. O arquivista juntamente com a unidade definirá um plano de atividades e orientará quanto a organização dos documentos.

Como demandar esse serviço?

A consultoria arquivística poderá ser solicitada por qualquer unidade administrativa ou acadêmica da UnB. A unidade deverá formalizar a solicitação de consultoria arquivística por meio de processo específico gerado no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), seguindo os seguintes passos:

1. Iniciar o Tipo de Processo “Documentação e Informação: Assistência Técnica Arquivística”.

2. Preencher as informações referentes ao processo:

• Especificação: Consultoria Arquivística e a nome/sigla da Unidade solicitante,
• Interessado: Nome da Unidade solicitante por extenso,
• Nível de acesso: Público.

3. Incluir o tipo de documento “Solicitação de Consultoria Arquivística”, preencher o formulário com as informações necessárias. A solicitação deve ser assinada pelo titular da unidade.

4. Encaminhar o processo para ACE/COGED.

Em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelo telefone 3107-6109 / 5865.