No âmbito do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) do Arquivo Central, ciclo 2018-2022, foi elaborado o Programa de Preservação de Documentos do Arquivo Central (PPD/ACE). Esse programa teve como objetivo “consolidar as premissas da preservação arquivística estabelecidas na Política Arquivística da Universidade de Brasília, resultado das atividades do ACE relacionadas ao PDI” (PPD/ACE).

 

No escopo do PPD/ACE foi prevista a criação/normatização de Vocabulário Controlado para o sistema de acesso e difusão Atom/UnB, estabelecendo pontos de acesso e padronizando termos que qualifiquem o funcionamento do sistema.

 

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, Vocabulário Controlado é o “Conjunto normalizado de termos que serve à indexação e a recuperação da informação” (p.174).

 

Nesse sentido, visando compartilhar o desenvolvimento do trabalho realizado no âmbito da Coordenação de Arquivo Permanente do Arquivo Central (ACE/COAP), disponibilizamos os documentos relacionados ao projeto em duas partes: a primeira, com Projeto, Apresentação e Relatório. E a segunda, com os produtos alcançados.

 

 

   

 

 

 

Resultados Alcançados e Produtos apresentados:

O trabalho resultou em 3 instrumentos distintos, mas compatíveis e modulares que podem funcionar como um vocabulário uno:

• • O ÍNDICE ONOMÁSTICO: traz a lista de todos os nomes de pessoas, famílias e entidades coletivas que se manifestam de alguma forma no conteúdo dos documentos arquivísticos permanentes do acervo da UnB;
  • O ÍNDICE DE ENTIDADES GEOGRÁFICAS: reúne locais que são mencionados nos documentos;
  • A LISTA DE TERMOS: reúne assuntos, tópicos e outros elementos relevantes para a busca de documentos.

 

Além desses, há também uma LISTA DE DESCRIÇÕES RELACIONADAS, que controla a atribuição e menção de documentos nas descrições arquivísticas de maneira controlada, como se fossem termos e, portanto, usufruindo das vantagens sistêmicas que os termos possuem nos sistemas de busca informatizados. Este último também é modular e compatível com os 3 vocabulários anteriores e pode ser localizado no processo do projeto.

Para que seja mantida a padronização e se garanta a correta atualização de todos os elementos componentes do vocabulário controlado, também foi feito um “Guia de Seleção de Pontos de Acesso”, que normaliza as regras e diretrizes a serem seguidas para se estabelecer exatamente qual será a forma verbal oficial de cada termo incluso aos vocabulários.

Logo, a atividade gerou 5 instrumentos essenciais para os trabalhos de descrição arquivística no ACE.

A elaboração de um vocabulário controlado se constitui como ação minuciosa e cheia de detalhes, que exige esforço para representar uma linguagem padronizada no âmbito das comunicações da UnB e que colabore com a pesquisa e recuperação de informações. Trata-se de atividade que exige revisão periódica para atualização. No momento, os ganhos na pesquisa do Atom/UnB são notáveis, promovendo maior precisão nos processos de pesquisa e recuperação de informações no sistema.

Entretanto, ainda há muito o que fazer, visto que existem registros antigos no AtoM que estão fora do padrão estabelecido pelo controle de vocábulos e que precisam ser convertidos/adaptados aos padrões consolidados.

 

 

 

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