O que é a Microfilmagem?
O serviço de microfilmagem consiste na elaboração de projetos de mudança de suporte de documentos arquivísticos em consonância com as normas e padrões de qualidade estabelecidos na legislação vigente, além de manter ações que garantam a guarda, segurança, conservação e recuperação de informações contidas nos documentos arquivísticos migrados de suporte. A microfilmagem realizada atualmente no Arquivo Central (ACE) é a microfilmagem de substituição, que tem caráter legal e visa preservar as informações contidas em documentos a serem eliminados e racionalizar o espaço físico. Atualmente, os documentos microfilmados são os dossiês de alunos de graduação ou pós-graduação, encaminhados pela Secretaria de Administração Acadêmica (SAA), que já finalizaram o vínculo com a Universidade.
O processo de microfilmagem no ACE é composto das seguintes etapas:
- Preparo da documentação recebida;
- Indexação de documentos no Sistema de Microfilmagem (SMI);
- Inclusão de sinaléticas e revisão final;
- Microfilmagem dos documentos;
- Processamento dos microfilmes;
- Revisão dos microfilmes prata;
- Duplicação dos microfilmes diazo;
- Revisão dos microfilmes diazo; e
- Envio dos microfilmes ao setor de origem dos documentos.
O acervo de microfilmes do Fundo FUB/UnB abrange:
- 3685 rolos de microfilme da Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) entre dossiês de aluno de graduação, alunos de pós graduação, menção final, monitoria, processos de registro de diploma de outras faculdades, dentre outros;
- 45 rolos de microfilme do Serviço de Comunicação Administrativa contendo atos, resoluções e instruções da reitoria;
- 944 rolos de microfilme da Diretoria de Contabilidade e finanças, com documentação referente a movimentação diária;
- 198 rolos de microfilme do serviço de material: processos de compras e serviços;
- 8 rolos de microfilme do departamento de sismologia;
- 1055 rolos de microfilme do Decanato de Gestão de Pessoas - DGP referente a dossiês funcionais, folhas de pagamentos e folhas de frequências;
- 100 rolos de microfilme da coleção Carlos Lacerda - Tribuna da Imprensa; e
- 70 rolos de microfilme referentes à Coleção Natterer.
Como demandar esse serviço?
Como consultar os documentos?
- Os documentos referentes à servidores do Decanato de Gestão de Pessoas deverão ser solicitados diretamente na Coordenadoria de Arquivos Funcionais (COARQ/DCADE/DGP).
- Os documentos referentes aos alunos de graduação ou pós-graduação deverão ser solicitados na Secretaria de Administração Acadêmica (SAA).
- Os documentos referentes à Diretoria de Contabilidade e Finanças (DCF) deverão ser solicitadas essa unidade.
- Os demais documentos (Atos, Resoluções e Instrução da Reitoria; coleção Carlos Lacerda - Tribuna da Imprensa; coleção Natterer) podem ser consultados na Coordenação de Documentos, no horário de 8 as 18 horas. Ou podem ser solicitados pelo e-mail: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.;
ORIENTAÇÕES PARA O DGP, SAA e DCF:
- Após a consulta das microfichas e verificada a necessidade de extração de documento, o pedido deverá ser realizado da seguinte maneira:
- Iniciar um processo no SEI selecionando o tipo de processo Documentação e Informação: Consultas e Empréstimos de Documentação Arquivística.
- Incluir o tipo de documento "Solicitação de documento microfilmado" e preencher os dados solicitados no formulário.
- Caso haja algum processo que contenha informações complementares a solicitação, cite o processo e faça o relacionamento.
- O processo deve ser encaminhado para ACE/COGED.
Atenção: solicitações incompletas serão devolvidas para a unidade solicitante.
Observação: a extração de todos os fotogramas somente será realizada mediante justificativa.
O acesso ao SMI pode ser solicitado da seguinte forma:
- Encaminhar um e-mail para Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.;
- Assunto: Acesso ao SMI.
- Informar: NOME, MATRÍCULA, SETOR/UNIDADE, RAMAL e E-MAIL.
- O cadastro será realizado e a resposta será enviada por e-mail.
Em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelo telefone 3107- 5870.