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Manual de Gestão de Documentos
Instrumento fundamental para o trabalho técnico arquivístico, o Manual de Gestão de Documentos expressa as atividades e os procedimentos de gestão documental a serem adotados pela comunidade universitária na organização dos documentos, racionalização administrativa e preservação da memória institucional.
O primeiro Manual de Gestão de Documentos foi publicado em 2015, já a sua segunda edição saiu no ano de 2021.
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Guias do Arquivo Permanente
Instrumentos de pesquisa, tais como guias, inventários e catálogos (em meio impresso ou digital), descrevem conjuntos documentais do acervo permanente e tem como objetivo fornecer elementos de descrição em vários níveis que permitam aos usuários conhecer as diversas modalidades de abordagem ao acervo.
O primeiro Guia do Arquivo Permanente foi publicado no ano de 1997, enquanto o último foi em 2012 quando o ACE ainda era o Centro de Documentação da UnB (CEDOC), ele apresenta uma visão panorâmica do Fundo FUB/UnB e das suas respectivas seções (subfundos).
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Cartilha para Publicações Oficiais no âmbito da UnB
A Universidade de Brasília (UnB), como instituição pública, realiza a publicação de seus atos oficiais no boletim eletrônico e no Diário Oficial da União (DOU), nos termos da legislação vigente, conferindo à sociedade transparência dos atos institucionais. Tal atribuição advém, sobretudo, do artigo 37 da Constituição da República Federativa do Brasil, em que se prevê que a administração pública indireta de qualquer dos poderes da União obedecerá, entre outros, ao princípio da publicidade. Assim, devem os agentes públicos estar permanentemente sujeitos à inspeção social mediante a publicização dos seus atos.
A partir de 2018, o Arquivo Central (ACE) tem realizado o envio de publicações à Imprensa Nacional (IN) para disponibilização no DOU e, desde então, tem atuado para oferecer orientações a ajustes nos procedimentos de envio das matérias oficiais à IN. Também tem empreendido esforços para garantir a manutenção de contrato com a Empresa Brasil de Comunicações (EBC), oportunizando a publicação de matérias em jornais de grande circulação.
Nesse sentido, o ACE elaborou a Cartilha para Publicações Oficiais no âmbito da UnB. Trata-se da 2ª edição da Cartilha, a qual objetiva auxiliar as unidades da UnB no envio de matérias para publicação no DOU e em jornais de grande circulação, via EBC. A cartilha anterior, divulgada em dezembro de 2021, serviu bastante para a compreensão da atividade de publicação. Contudo, nesse período alguns procedimentos foram alterados, principalmente no que diz respeito à edição extra e ao cadastro de usuários. Além disso, a nova edição explica com mais diligência os tipos mais comuns de matéria e traz vários exemplos de publicações diversas, para melhor entendimento das unidades requisitantes. No aspecto visual, a presente edição utiliza o formato paisagem, de modo a facilitar a visualização digital em telas.
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Manual de Publicação Oficial
Além da Cartilha, o ACE elaborou o Manual de Publicação Oficial. Atente-se para não confundir a Cartilha com o Manual. O Manual especifica os procedimentos internos de edição e de publicação das matérias. Já a Cartilha trata dos aspectos gerais das demandas de publicação. Ou seja, a Cartilha tem como público-alvo as unidades demandantes, enquanto o Manual se aplica a quem de fato faz a publicação.
Ressalte-se, que, em alguns casos, a própria unidade demandante fará a publicação.
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Desde já, a equipe do Arquivo Central agradece a atenção e se coloca à disposição para esclarecimentos de dúvidas e para recebimento de sugestões.