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O Arquivo Central (ACE) é órgão de natureza complementar da Fundação Universidade de Brasília (FUB/UnB), responsável pela proposição e implementação da política arquivística da Fundação Universidade de Brasília, da coordenação de seu Sistema de Arquivos (SAUnB), do desenvolvimento da gestão de documentos arquivísticos e sua preservação, visando facilitar o acesso e a divulgação das informações.
O ACE constitui-se como órgão de apoio à administração, à memória institucional e ao desenvolvimento científico e tecnológico, de acordo com os interesses da Fundação Universidade de Brasília- FUB/UnB e possui os seguintes objetivos:
- Propor a política arquivística compatível com as necessidades de gestão de documentos, agilidade da informação e eficiência administrativa;
- Promover a interação e a interdependência das unidades responsáveis pela produção e acumulação de documentos arquivísticos;
- Assegurar as condições de preservação e acesso ao patrimônio documental arquivístico, na defesa dos interesses da FUB/UnB; e
- Assegurar o cumprimento de normas e legislação vigentes relacionadas à área arquivística.
Organograma do Arquivo Central
Para conhecer mais sobre a composição do ACE, acesse a página de Estrutura Administrativa ou clique em cada um dos blocos do organograma abaixo:
Clique aqui para acessar o Organograma da Universidade de Brasília.
Histórico
Quando a Fundação Universidade de Brasília (FUB/UnB) foi criada, em dezembro de 1961, constava no seu planejamento a proposta de instalação de uma Biblioteca Central, de um “Museu da Civilização Brasileira” e um “Museu da Ciência”. Não havia menção à criação de um Arquivo Central ou qualquer outra unidade de arquivo com nome similar. De fato, a única unidade criada no período, com espaço específico para o desempenho das suas atividades, foi a Biblioteca Central. O fato de a criação de um Arquivo Central não ser mencionado no projeto da Universidade talvez se deva à compreensão, naquele período, que a responsabilidade e a guarda da documentação coubessem à Biblioteca Central ou aos próprios Institutos e Faculdades.
Segundo os registros disponíveis, somente nos anos 1980 surgem iniciativas de se criar um Arquivo que abrangesse a guarda e o acesso à documentação produzida pela Universidade. Em maio de 1985 ocorre o Seminário sobre Comunicação e documentação administrativa da FUB – Esforços da Seção de Protocolo e Arquivo para criar os Depósitos de Arquivo de 2ª e 3ª Idade.
Linha do tempo
Em Junho de 1986 é criado um Grupo de Trabalho Pró-Criação do Núcleo de Documentação e Estudos sobre a UnB – grupo interessado na restauração e preservação do acervo documental da Universidade de Brasília que propõe a criação do Núcleo de Documentação e Estudos sobre a Universidade de Brasília (NDOC). A finalidade deste Núcleo era criar, nesta estrutura inicial, o Setor de Pré-Arquivo, até que fosse implantado o Arquivo de Custódia Permanente. Dois meses depois foi criado, provisoriamente, o Centro de Documentação e Arquivo da Universidade de Brasília – CEDAQ, de acordo com o Ato da Reitoria n.º 345, 25 de agosto de 1986.
Mais tarde, já constituído como Centro de Custo, foi denominado Centro de Documentação (CEDOC) pelo Ato da Reitoria n.º 596, de 24 de outubro de 1988. Desde 1997 o CEDOC passou a ser órgão de assessoramento, vinculado à Vice-Reitoria, por meio do Ato da Reitoria n.º2299, de 08 de dezembro de 1997. Enquanto CEDOC, a unidade promoveu ações significativas de Microfilmagem de documentos e atuou em projetos de Restauração com constituição de laboratório próprio. Em 2009, no escopo de um processo de reestruturação da Universidade de Brasília, o CEDOC foi objeto de estudo pela Comissão de Modernização e Reestruturação da UnB, sendo considerado como uma das unidades a ser modernizada, razão pela qual foi criado Grupo de Trabalho específico, no âmbito da Comissão, para analisar a reestruturação do Centro.
Com o foco na gestão de documentos arquivísticos, ainda não implementada efetivamente na UnB, o GT de reestruturação indicou, dentre outras ações, a vinculação da Subsecretaria de Comunicação Administrativa (SCA) ao Centro de Documentação (CEDOC). Essa Subsecretaria possuía como atribuições as atividades de protocolo, incluindo registro e autuação de processos da Universidade. Também realizava a Publicação de Atos oficiais no Diário Oficial da União e atuava como gestora do Contrato de expedição de objetos junto aos Correios. A vinculação da SCA ao CEDOC foi fundamental para se obter o controle e gerenciamento dos documentos desde o seu início, oportunizando o aperfeiçoamento de processos administrativos e melhorias no atendimento à comunidade universitária e à população em geral.
Entre 2012 e 2013, a Administração Superior da UnB promoveu a continuidade dos estudos de reestruturação do CEDOC, agora vinculado à Subsecretaria de Comunicação Administrativa (SCA). Com a edição da Resolução do CONSUNI n. 2/2014, o CEDOC e a SCA foram extintos e o Arquivo Central (ACE) foi criado. Suas atribuições foram definidas no Regimento Interno do ACE, aprovado pelo CONSUNI por meio da Resolução n. 19, de 24 de julho de 2015.