No dia 20 de junho de 2024, às 14h30, foi realizada reunião Conselho Consultivo do Arquivo Central (CC/ACE). Na oportunidade participaram os seguintes membros do Conselho:

• Rodrigo Nogueira de Freitas, Diretor do ACE;
• Shirley Carvalhedo Franco, professora da Faculdade de Ciência da Informação (FCI) e Coordenadora do curso de Arquivologia da UnB, como representante Docente da Arquivologia;
• Ana Cristina da Costa Carolino, servidora e representante da Faculdade de Ceilândia (FCE);
• Consuelo Martins Galo, servidora da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI), como representante Técnico-Administrativo da UnB;
• Júlia Soier Maximiano, servidora da Direção do ACE;
• Eronides Guimarães Bezerra, Coordenador de Protocolo do ACE;
• Marcus Vinícius Gonçalves Silva, Coordenador de Gestão de Documentos do ACE; e
• Vinícius de Oliveira Coêlho, Coordenador de Arquivo Permanente do ACE.

O início da reunião se deu com a apresentação dos membros, dada a recente inclusão de membros no Conselho. O Diretor do ACE abordou 4 temas em sua apresentação ao membros, quais sejam:

1. Programa de Gestão e Desempenho (PGD) no ACE

Foi apresentado todo o histórico de implementação do PGD no ACE, com a visualização da página no site do Arquivo elaborada pela equipe para dar transparência a todas as ações implementas e documentos produzidos até o momento. Foi informado que o ACE criou Grupo de Trabalho, responsável por avaliar a implementação e a execução do PGD no Arquivo. O GT colaborou com a elaboração do relatório trimestral a ser encaminhado ao DGP e com a proposição de melhorias, visto que foram percebidas mudanças nas dinâmicas de trabalho. O trabalho do GT já trouxe como resultado a produção de uma Cartilha de Orientação, a proposição de uma metodologia de avaliação do PGD e a revisão dos Planos de Entregas das unidades do ACE. Também foi informado que já foi encaminhado ao DGP o primeiro Relatório Trimestral de Avaliação.

2. Programa de Digitalização do Acervo Acadêmico da UnB

Para elucidar os membros quanto aos desafios, inicialmente foram apresentados o Decreto n. 9.235/2017 as Portarias MEC n. 315/2018 e 360/2022, que versam sobre a necessidade de digitalização do acervo acadêmico, estabelecendo prazo para que o acervo passe a ser digital. Foi informado que o ACE está trabalhando na estruturação de um laboratório de digitalização, mas que ainda existem dificuldades, como: disponibilidade de pessoal, adequação de instalações e aquisição de equipamentos. Mesmo assim, já foi desenvolvido Plano de Ação e aproximadamente 2 mil processos já foram higienizados pela equipe do ACE. A digitalização será iniciada assim que o laboratório estiver estruturado, sendo que os processos digitalizados serão armazenados no SEI-UnB.

3. Apresentação e avaliação das ações implementadas na presente gestão (2017-2024)

Para demonstrar aos membros a evolução das ações implementadas de 2017 e 2024, foram trazidos para a reunião os destaques de cada ciclo do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). Assim, como destaques foram trazidas as seguintes conquistas:

• Ciclo de 2018 a 2022
  • Política Arquivística;
  • Programas de Gestão e Preservação de Documentos;
  • Atualização do Manual de Gestão de Documentos da UnB;
  • Série Entender o Arquivo (Consultoria, Higienização e Digitalização (Permanente);
  • Plano de Gerenciamento de Riscos;
  • Regulação da aquisição de acervos de caráter permanente; e
  • Plano de Comunicação do ACE.
• Ciclo de 2023 a 2028
  • Novo prédio do ACE;
  • Atualização do Plano de Gerenciamento de Riscos;
  • Projeto de qualificação do espaço físico; e
  • Criação da Comissão Permanente de Comunicação do ACE

Já como desafios para o futuro, ainda no Ciclo de 2023 a 2028 do PDI, foram apresentados os seguintes desafios: Capacitação dos agentes do SAUnB; Laboratório de Práticas Arquivísticas; Implementação do Plano de Preservação Digital do ACE e Implementação do RDC-Arq.

4. Relatório emitido pelo Grupo de Trabalho para o estudo de cenários acerca do Serviço de Microfilmagem da UnB

Por fim, foi foi discutido sobre o Serviço de Microfilmagem da UnB, que foi avaliada por GT criado por meio de Ato do ACE. O referido GT emitiu Relatório de Atividades apontando cenários que busquem trazer maior eficiência e melhor uso dos recursos físicos, financeiros e humanos do Serviço de Microfilmagem do Arquivo Central. Alguns pontos dos cenários levantados foram apresentados aos membros. Entretanto, tendo em vista o horário adiantado, foi proposto que este item voltasse a compor a pauta da próxima reunião do Conselho Consultivo do ACE.