Para melhor diagramação dos objetivos e metas a serem cumpridos durante um determinado período, é ideal que se tenha um planejamento claro, de modo a estabelecer passos assertivos no avanço de um ideal a se implementar. Nesse sentido que foi desenvolvido, no âmbito do Ministério da Educação (MEC) o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) para o ciclo 2018-2022, com a integração de diversas instituições de ensino superior públicas, dentre elas a Universidade de Brasília (UnB).

Na UnB, coube à Diretoria de Planejamento (DPL) do Decanato de Planejamento, Orçamento e Avaliação Institucional (DPO) a elaboração, o acompanhamento e o monitoramento do PDI da UnB, por meio do estabelecimento de objetivos, indicadores e metas a serem alcançadas pelas unidades administrativas e acadêmicas. Esse trabalho foi orientado, dentre outros, pelos princípios do respeito à diversidade institucional e da valorização da participação da comunidade universitária para um desenvolvimento colaborativo dos objetivos e metas da Universidade.

Nesse contexto, também foram estabelecidos objetivos e metas para o Arquivo Central (ACE) prevendo ações para serem alcançadas no ciclo de 2018 a 2022. No total, foram estabelecidos 7 objetivos principais, que podem ser consultados em detalhes no site do ACE. Dentre eles, destacam-se a Política Arquivística e a elaboração e implementação dos Programas de Preservação de Documentos e de Gestão de Documentos, que trazem a previsão de uma série de atividades levantadas pelos arquivistas a serem implementas no ACE. Com uma organização clara do que deve ser feito em cada momento, indicando caminhos onde os recursos humanos e financeiros podem ser melhor utilizados na promoção das atribuições institucionais do ACE. A evolução dos objetivos e metas do ACE pode ser acompanhada neste link, imagem ao lado, para a ferramenta de colaboração online Trelo.

Para haver um feedback do andamento do PDI, o ACE envia anualmente ao DPO informações sobre as metas alcançadas, o que ainda está pendente de ser implementado e os empecilhos encontrados pela unidade no decorrer do processo. Diante desses apontamentos, o DPO elabora um relatório, com considerações de acordo com o novo cenário. Dessa forma, tudo que se faz está pautado claramente no planejamento, com metas a serem atingidas.

PANDEMIA DA COVID-19

Como é de se saber, as atribuições do ACE estão muito relacionadas ao contato com documentos físicos e, diante da pandemia da Covid-19 no início de 2020, surgiu grande dificuldade de tratamento desses documentos, principalmente pela necessidade de se locomover até o local específico onde eles estão localizados. Contudo, diante desse panorama adverso, a existência do planejamento no ACE facilitou a condução de atividades que poderiam ser realizadas remotamente, como a criação de grupos de trabalho (GT) voltados a questões normativas e de caráter procedimental no escopo de atuação do Arquivo, dispensando a necessidade de interação presencial dos servidores. Apesar de postergar atividades feitas apenas presencialmente, o ACE não deixou de cumprir metas e de alcançar os objetivos previstos no Planejamento da unidade para o ciclo 2018-2022.

PUBLICIDADE

Ressalta-se que as atividades planejadas são públicas e podem ser verificadas a qualquer momento, por meio do link a seguir: https://arquivocentral.unb.br/institucional/planejamento.