O Arquivo Central da Universidade de Brasília recebeu, no dia 29 de abril de 2022, a primeira parte de uma grande transferência composta, no total, de 951 caixas-arquivo do Hospital Universitário de Brasília (HUB). A documentação foi organizada, de acordo com os procedimentos de gestão arquivística adotados pela UnB e apresentados no Manual de Gestão de Documentos da UnB, aprovado pela Resolução da Reitoria N. 0137/2015 e atualizado para sua 2ª edição em 2021.
A primeira etapa da transferência do HUB é composta por 479 caixas-arquivo com documentos pessoais em suporte papel produzidos e recebidos entre o período de 1991 a 2017. Por serem de pessoal, são referentes à atividades meio. As tipologias documentais são:
- Assentamentos Funcionais;
- Atestados Médicos;
- Folhas de Pagamento;
- Avaliações e Resultados, entre outros tipos.
A documentação possui prazos de guarda diversificados, variando entre 2 a 100 anos. Existem séries documentais que poderão ser eliminadas, bem como algumas de guarda permanente, conforme Plano de Classificação constante no Manual de Gestão de Documentos da UnB.
Como demandar esse serviço?
A transferência de documentos em papel das unidades administrativas ou acadêmicas da Universidade para o Arquivo Central é realizada sob orientação da Coordenação de Gestão de Documentos (COGED), que atua nos quatro Campi da UnB por meio de consultorias arquivísticas que podem ser requeridas pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), seguindo os seguintes passos:
1. Iniciar o Tipo de Processo “Documentação e Informação: Assistência Técnica Arquivística”.
2. Preencher as informações referentes ao processo:
- Especificação: Consultoria Arquivística e a nome/sigla da Unidade solicitante.
- Interessado: Nome da Unidade solicitante por extenso.
- Nível de acesso: Público
3. Incluir o tipo de documento “Solicitação de Consultoria Arquivística”, preencher o formulário com as informações necessárias. A solicitação deve ser assinada pelo titular da unidade;
4. Encaminhar o processo para ACE/COGED.
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